“El secreto de toda victoria está en la organización de lo no-obvio.”
-Marcus Aurelius
Si encuentras que se te pierden cosas constantemente, olvidas tus compromisos y estás abrumado por todas las cosas que debes hacer, estás sufriendo los síndromes de llevar una vida desorganizada (nada de que avergonzarse, después de todo ¿quién no ha pasado por lo mismo?). Este artículo te dará 5 tips básicos para que empieces a organizarte, mejorando tu productividad y reduciendo tu nivel de estrés como consecuencia (nada mal, cierto?)
Antes que todo, quiero aclarar dos ideas detrás de esta entrada: la primera es que ser organizado no se trata de ser limpios o maniáticos del orden, sino de ser capaz de encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas, porque, puede que tengas pilas de documentos muy bonitos en tu escritorio, pero si no tienes ni idea de lo que hay en cada pila, no estás siendo organizado. La segunda, es que hay que tener claro que la productividad se trata de minimizar la cantidad de tiempo, dinero y esfuerzo propio requerido para alcanzar un objetivo, sino consigues disminuir ninguno de estos 3 elementos no estás siendo productivo.
5 tips básicos
1. Lleva una agenda y mantenla al día
Usa un calendario personal al que puedas acceder todo el tiempo para mantenerte al tanto de todas las fechas de entregas y reuniones que deben hacerse en cierta fecha inevitablemente. La aplicación que uso actualmente y recomiendo para mantener esto es Remember the milk, que te envía recordatorios a tu correo de las tareas que debes completar en el día.
Acción inmediata: Decide donde mantendrás tu agenda (¿papel y lapiz? ¿alguna aplicación en linea?) y coloca todos los compromisos que tengas y programa los que debas programar inmediatamente.
2. Define lo que quieres
Es importante que te preguntes: ¿en dónde quieres estar en 5 años? y ¿en 10?, asegúrate de tener objetivos de largo plazo para que sepas a donde te diriges o sino acabaras en cualquier otro lado y si de casualidad llegas a donde querías ¿cómo lo sabrás?. Es importante que desarrolles está visión a largo plazo para así asegurar que tus tareas diarias realmente te acerquen a ésta.
“Necesitas un plan para construir una casa. Para construir una vida, es aún más importante tener un plan o una meta.”-Zig Ziglar
Acción inmediata: Decide 2 o 3 metas a largo plazo que tengas (¿retirarte en 10 años? ¿comprar tu propio apartamento? ¿graduarte de la universidad?) y anota justo debajo 3 o 4 acciones próximas que puedes tomar en la siguiente semana para acercarte a estas.
3.Proponte metas diarias
“Si no tienes objetivos diarios, calificas como un soñador.”
-Zig Ziglar
Cada noche asegúrate de revisar tu agenda y de listar todas las cosas que debas hacer al día siguiente con el fin de que armes tu lista de quehaceres. A cada tarea, colócale una prioridad dependiendo de su importancia. Una lista de quehaceres diaria te ayuda a organizarte más efectivamente, ya que te ayuda a prevenir el hecho de posponer las tareas más difíciles e importantes a cambio de hacer las más fáciles y rápidas pero que no agregan valor cada día, además, te puedes referir a esta para refrescar tu memoria de las cosas que debes terminar en el día y te ayuda a estar concentrado durante el mismo. Por cierto, no olvides dejar espacio para imprevistos, por lo que te recomiendo que tu lista no supere unas 5-7 tareas en el peor de los casos y busca hacer la lista en donde puedas tener acceso constantemente a esta (yo uso lápiz y papel, para llevármela en el bolsillo, por ejemplo).
Acción inmediata: Lista las 3 tareas más importantes que debas completar mañana.
4. Siempre lista toda la información que requieras para hacer cada tarea
Cuando hagas tu lista de quehaceres asegúrate de anotar toda la información necesaria para completar cada una de tus tareas, con el fin de evitar perder tiempo buscando dicha información luego que, además, nos distrae y nos saca de nuestro estado de productividad del momento. Esta información incluye:
- ¿Qué debes hacer?
- Cualquier dato o información que necesites para hacerlo
- ¿Para qué debes hacerlo?
- Fecha límite
Así, por ejemplo, una tarea puede ser “Enviar correo a Juan a juan@… con el reporte de … adjunto antes de las 6pm.”
Acción inmediata: Para las 3 tareas que listaste en el punto anterior asegúrate de anotar la información completa que necesites.
5. Organiza tu lugar de trabajo
Quita de tu lugar de trabajo todo lo que no estés usando actualmente y deja a la vista todo lo que usarás durante el día. Puedes intentar dividir tu espacio de trabajo en zonas donde ubiques elementos relacionados a un proyecto en cada zona, por ejemplo. Además, al final del día, tomate unos minutos para botar papeles y notas que no necesites más.
Acción inmediata: Guarda todas las cosas que tengas en tu escritorio que no vayas a utilizar durante el resto del día y deshazte de todas las cosas que no vas a volver a usar.
Ahora, ¿que esperas? empieza ya a organizarte!
“No debes ser excelente para empezar, pero debes empezar para ser excelente.”
- Les Brow
